Das Mieterportal: weniger Anrufe, nicht weniger Mitarbeiter

Viele Anrufe, die eine Hausverwaltung erhält, sind eigentlich keine schwierigen Fragen. „Können Sie mir meinen Mietvertrag noch einmal schicken?“ „Wie viel schulde ich diesen Monat noch?“ „Wem melde ich das undichte Rohr im Bad?“ Keine dieser Fragen braucht einen Menschen, der sie in Echtzeit beantwortet — sie brauchen, dass der Mieter sie selbst beantworten kann, und genau dafür ist ein Mieterportal gedacht.

Die wahren Kosten sind nicht der Anruf selbst

Ein Anruf mit der Frage „Wo ist mein Mietvertrag“ dauert zwei Minuten. Fünfzig Mieter in einem Portfolio, die im Laufe eines Monats dieselbe Art von Frage stellen, bedeuten eine deutlich andere Menge an Zeit — und es ist Zeit, die damit verbracht wird, Informationen abzurufen, die bereits irgendwo existieren, statt etwas zu tun, das wirklich das Urteilsvermögen eines Menschen braucht. Die Kosten einer fehlenden Selbstbedienungsoption liegen nicht in einem einzelnen Anruf; sie liegen darin, dass jede Routinefrage standardmäßig Ihr Team unterbricht, statt sich selbst zu beantworten.

Was in ein Mieterportal gehört

• Der Mietvertrag selbst. Ein Mieter sollte seinen eigenen unterschriebenen Mietvertrag abrufen können, ohne per E-Mail danach zu fragen.
• Rechnungen und offene Beträge. Aktuelle und frühere Rechnungen, einsehbar ohne Telefonanruf.
• Eine Möglichkeit, ein Instandhaltungsproblem zu melden, die direkt in die Warteschlange der Hausverwaltung geht, nicht an eine private Telefonnummer, die über ein paar Einheiten hinaus nicht skaliert.

Beachten Sie, was auf dieser Liste nicht steht: alles, was ausschließlich fürs Personal ist. Ein Mieterportal, das zusätzlich die Finanzen der Immobilie, die Daten anderer Mieter oder interne Notizen offenlegt, vereinfacht nichts — es verschiebt nur die falsche Information an das falsche Publikum.

Weniger Anrufe, nicht null Anrufe

Ein Mieterportal soll Ihr Team nicht bei dem ersetzen, was es tatsächlich braucht — ein echter Streitfall, eine Entscheidung, die Urteilsvermögen erfordert, eine ungewöhnliche Situation verdienen weiterhin einen Menschen. Das Ziel ist enger gefasst: die routinemäßigen, sich wiederholenden Fragen aus der Telefon-Warteschlange zu nehmen, damit die eingehenden Anrufe diejenigen sind, die die Zeit eines Menschen tatsächlich wert sind.

Wie Casement das handhabt

Casement gibt Mietern ihr eigenes Portal — ihren Mietvertrag, ihre Rechnungen und eine Möglichkeit, eine Instandhaltungsanfrage direkt in die Warteschlange der Hausverwaltung einzureichen — mit nichts darüber hinaus, was tatsächlich ihnen gehört. Es ist Selbstbedienung für die Routinefragen, kein Ersatz für Ihr Team.

Casement nimmt derzeit eine kleine Anzahl von Pilot-Hausverwaltungen auf. Wenn „Wo ist mein Mietvertrag“ in Ihrem Portfolio noch ein Telefonanruf ist, zeigt eine Live-Demo, wie es aussieht, wenn das nicht mehr der Fall ist.