Software de administrare a proprietăților în Germania: ce contează cu adevărat după foile de calcul

Majoritatea companiilor de administrare a proprietăților din Germania nu începe cu un software. Începe cu o foaie de calcul, o căsuță de email partajată și un folder cu contracte semnate — și funcționează bine pentru primele câteva unități. Momentul în care nu mai funcționează nu este un număr fix de unități; este prima dată când cineva nu găsește un contract în timpul unei inspecții, sau o dată de reînnoire este ratată pentru că exista doar în memoria unei persoane, nu într-un sistem.

Ce nu poate face o foaie de calcul

O foaie de calcul poate ține date. Nu te poate avertiza că un contract expiră în 30 de zile, nu poate impune ca un document semnat să existe cu adevărat înainte ca un chiriaș să se mute, și nu poate opri modificările unui angajat să se ciocnească cu ale altuia. Nici emailul nu poate — este o evidență a conversațiilor, nu un sistem de înregistrare pentru contracte, facturi sau istoricul întreținerii. Diferența dintre „avem datele undeva” și „sistemul ne spune ce are nevoie de atenție” este exact ceea ce ar trebui să rezolve un software de administrare a proprietăților.

Ce contează cu adevărat la evaluarea unui astfel de software

• Un singur sistem pentru întregul portofoliu. Proprietățile, unitățile, contractele și chiriașii ar trebui să locuiască într-un singur loc, nu împărțite între o foaie de calcul pentru unități, alta pentru întreținere și email pentru tot restul.
• Contracte care nu au nevoie de printare. Un contract care trebuie printat, semnat și scanat înapoi este un contract care se poate pierde pe acel lanț. Semnătura electronică, cu o ordine clară de semnare, elimină complet acest pas.
• Facturare care nu începe din fișierul lunii trecute. Dacă a construi o factură de chirie înseamnă să deschizi documentul lunii trecute și să schimbi data, este o muncă manuală recurentă pe care un sistem ar trebui pur și simplu să o facă.
• Urmărirea conformității care nu înseamnă „cineva își aduce aminte”. Inspecțiile la centrale termice, aer condiționat și lifturi sunt de multe ori obligatorii prin lege și au termene reale. O listă care trăiește în mintea cuiva nu este un sistem de urmărire.
• Izolarea datelor, dacă administrezi pentru mai mult de un proprietar. Dacă ești administrator de proprietăți care acționează pentru mai mulți proprietari, sau asociații de proprietari, datele fiecărui proprietar ar trebui separate la nivel de sistem — nu doar ascunse în funcție de meniul pe care îl poate accesa un utilizator.

Unde se potrivește Casement

Casement a fost construit în jurul acestei liste, special pentru companii de administrare a proprietăților și proprietari cu portofolii multiple care administrează undeva între 5 și 200 de unități — suficient de mic cât platformele enterprise să fie supradimensionate și suprapreț, suficient de mare cât foile de calcul să fi început să doară. Acoperă contracte cu semnături electronice secvențiale, facturare automată a chiriei, urmărirea întreținerii echipamentelor și un portal al chiriașului, cu datele fiecărui chiriaș izolate la nivel de bază de date.

Casement este în prezent în proces de onboarding pentru un număr mic de companii de administrare a proprietăților pilot din Germania. Dacă administrezi azi un portofoliu pe foi de calcul și email, un demo live este cel mai rapid mod de a vedea dacă se potrivește cu modul în care lucrează echipa ta.